Compliance
Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht es allen Personen, Hinweise anonym und ohne Risiko persönlicher Konsequenzen zu melden. Das Hinweisgebersystem wird über den externen Anbieter otris software AG bereitgestellt. Der Schutz der Hinweisgeber steht an oberster Stelle. Daher haben wir Maßnahmen getroffen, um diesen Schutz auch durch unseren externen Anbieter zu gewährleisten.
Vorgehensweise
1. Melden von Verstößen
Mitarbeitende und Dritte im betrieblichen Kontext der Heimathafen Hotels können Verstöße gegen geltende Gesetze, Rechtsvorschriften sowie unternehmenseigene Richtlinien, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen über unser integriertes Hinweisgebersystem melden.
2. Bestätigung des Hinweises
Nachdem Sie den Hinweis abgegeben haben, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang. Mit Hilfe einer Hinweis-ID und das von ihnen festgelegte Passworts haben Sie die Möglichkeit, den Status und die Nachverfolgbarkeit ihres Hinweises auf der Meldeplattform zu überprüfen, wobei deine Anonymität gewahrt bleibt.
3. Prüfung und Untersuchung
Eingehende Hinweise werden von unserer internen Meldestelle auf Stichhaltigkeit geprüft und darauf basierend ggf. weitere Untersuchungen eingeleitet und Maßnahmen ergriffen. Nach Abschluss des Verfahrens, spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung, erhalten Sie eine Mitteilung über den Ausgang des Verfahrens, die Sie mit Hilfe ihrer PIN abrufen können.
4. Ggf. Einwilligung zur Informationsweitergabe
In manchen Fällen kann es notwendig sein, zur Ergreifung von Folgemaßnahmen ihre Informationen weiterzugeben. Hierfür benötigen wir grundsätzlich ihre Einwilligung. Die Heimathafen Hotels beachten zu jeder Zeit das Verbot von Repressalien gegenüber Hinweisgebern.
Zugang zur Meldeplattform
Über folgenden Link gelangen Sie zur Meldeplattform, auf der Sie anonym Hinweise und Verstöße melden können.
Grundsätze des Hinweisgebersystems
Anonymität
Du kannst deine Meldung anonym abgeben. Personenbezogene Daten sind optional und werden nur von der internen Meldestelle zur stichhaltigen Prüfung verwendet. Wenn weitere Maßnahmen erfolgen, bei denen eine Offenlegung oder Rückschluss auf deine Identität möglich ist, benötigen wir deine schriftliche Einwilligung zur Weitergabe deiner Informationen.
Freiwilligkeit
Alle Meldungen erfolgen auf freiwilliger Basis. Die Nennung deines Namens ist optional und nicht verpflichtend. Wenn du deinen Hinweis an die Heimathafen Hotels weiterleiten möchtest, wird deine
Zustimmung zur Verwendung personenbezogener Daten erfragt.
Sanktionsfreiheit
Hinweisgebern drohen keinerlei Sanktionen. Wir achten darauf, dass keine Repressalien gegenüber Hinweisgebern stattfinden.
Unabhängigkeit
Die interne Meldestelle arbeitet unabhängig von dienstlichen Weisungen der Heimathafen Hotels.
Vertraulichkeit
Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Alle Meldungen und damit verbundenen Prüfungen werden vertraulich behandelt. Die Beteiligten sind zur Geheimhaltung verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung ihrer Funktion. Bei Maßnahmen, die eine Offenlegung oder Rückschluss auf deine Identität ermöglichen, benötigen wir deine schriftliche Einwilligung zur Weitergabe deiner Informationen.
Weitere Möglichkeiten zur Hinweisabgabe
Neben der zuvor genannten digitalen Meldeplattform über den externen Anbieter stehen weitere Meldekanäle zur Verfügung.
Selbstverständlich gelten auch für diese Meldekanäle unsere Grundsätze des Hinweisgebersystems.
Telefonische Hinweisabgabe über den eigens dafür eingerichteten Telefonservice: 0451 160852-15
Hinweisabgabe per Brief an:
Herold Unternehmensberatung GmbH
Philipp Herold - Vertraulich / Compliance
Hafenstraße 1a
23568 Lübeck
